A Jaba Recordati mudou a sua sede há precisamente um ano. Antevendo um confinamento completo, antecipámos a mudança de instalações prevista para a última semana de março. E ainda bem que o fizemos! Só foi possível através da confluência de um conjunto de boas-vontades de parceiros, fornecedores e, sobretudo, das nossas pessoas!
Quando projetámos as novas instalações tivemos em conta dois vetores que consideramos essenciais, a tecnologia e as pessoas. Assim, equipámos todas as salas de reunião com ecrãs que permitem a partilha de conteúdos, assim como a realização de reuniões online.
A receção e o espaço de lounge para refeições foram também equipados com TV Corporativa. Alterámos e melhorámos os equipamentos de voz fixos e espelhámos através de aplicação no PC de cada colaborador de forma a ser possível utilizar em qualquer lugar. Optámos também por substituir todos os desktops por laptops de forma a dar mais mobilidade às nossas pessoas.
Parecia mesmo que estávamos a adivinhar a chegada desta crise pandémica! Naturalmente que todas estas alterações facilitaram em muito a adaptação ao Smart Work, felizmente e para o bem de todos.
Do ponto de vista da domótica e sustentabilidade, assegurámos que o sistema de iluminação e ar condicionado trabalham apenas quando necessário e requerido, ligando e desligando automaticamente a partir de um horário pré-definido. Caso haja pessoas no escritório, poderão sempre acionar mais tempo a estes recursos. A reciclagem foi outro aspeto tido em consideração, sendo feita a separação do papel, plástico, vidro e orgânico nas instalações. As impressoras foram parametrizadas para impressões frente e verso de forma a deixar menos pegada.
Equipámos ainda uma sala de maior dimensão para as reuniões internas e com clientes e dotámo-la com sistema vídeo, áudio e projeção wireless. Colocámos um white board no nosso lounge para que os nossos colaboradores possam deixar mensagens e recados. Criámos um roadmap com a história da Jaba e em simultâneo a história da Recordati e dispusemos em nichos ao longo do escritório várias peças da antiga fábrica com o objetivo de reforçar as nossa história, valores e propósito.
Antes de desenhar este novo espaço fizemos um survey interno onde perguntámos aos colaboradores como pretendiam que fosse o novo espaço, quais as valências mais necessárias e reconhecidas por estes como fundamentais.
Depois preparámos uma refeição volante no novo espaço para lançamento da obra e apresentação do projeto. Foi um almoço num espaço completamente amplo e onde foi possível dar imaginação ao que viria a ser, 4 meses depois, a nossa nova sede. Nunca imaginámos fazer a mudança desta maneira.
Literalmente depositámos os materiais no novo escritório e fomos para casa vários meses. Hoje, ainda estamos a aprender a chamar a este espaço “nosso” e nunca voltámos a ter 100% dos colaboradores na nova sede. Mesmo sem estrear o espaço, tivemos de ajustá-lo a esta nova realidade, com todas as alterações e equipamentos de proteção na receção, no lounge, nas impressoras, máquinas de vending, nos postos de trabalho, enfim, foram criadas todas as condições e procedimentos e optámos no fim do passado ano de 2020 por passar pelo processo de certificação COVID Clean.
Agora só faltam mesmo as nossas pessoas!
Fonte: Revista Líder
