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Para a Jaba Recordati, os eventos corporativos são momentos por excelência de agregação das pessoas em torno dos valores da companhia, onde se pretende reforçar o espírito de pertença e, ao mesmo tempo, disponibilizar informação importante a actualizada aos profissionais. Ao longo do tempo, têm sido utilizados com diversos objectivos, desde a celebração dos sucessos e datas especiais, ao reforço dos valores da companhia, team building, entre outros, reconhecendo estes eventos como um instrumento de comunicação junto da sua equipa.

Nelson Pires, director-geral da farmacêutica, salienta que «os eventos internos, juntamente com outros instrumentos de comunicação, promovem acima de tudo o sentimento de pertença, uma vez que constituem momentos onde se reúne toda a sua equipa, que habitualmente está dispersa geograficamente». E exemplifica: «No ano passado realizámos três reuniões de apresentação da estratégia comercial e uma reunião de comemoração dos 90 anos da Recordati. Foram momentos únicos de partilha e de espírito de equipa, bem como de foco na missão da companhia.»

A comemoração dos 90 anos da Recordati o ano passado foi precisamente o maior evento desenvolvido até à data em Portugal, envolvendo os 126 colaboradores. Desafiámos quem se deslocou para o local do evento a participar num rally paper utilizando o percurso que tinha que fazer para esse efeito», conta o responsável. «Isto foi feito a partir de todos os pontos do país de onde os colaboradores são originários até ao Monsanto, onde decorreu a reunião. A equipa vencedora recebeu um prémio monetário de acordo com os quilómetros percorridos até ao local do evento, que reverteu na sua totalidade para urna instituição de solidariedade social escolhida pelos vencedores. Houve ainda uma largada de balões Recordati. Ou seja, com a definição clara dos objectivos da reunião e depois alguma imaginação e uni apoio especializado que traduza em acção as nossas ideias, assegurámos inúmeros pontos de contacto com a nossa equipa. É isto que nos permite agir como um só», frisa.

 

Eventos

Objectivos

  • Reforço dos valores da Companhia

  • Reforço do espirito de pertença Jaba Recordati

  • Compromisso como objectivo/ missão da empresa

Tipologias

  • Celebração

  • Partilha de resultados

  • Lançamentos

  • Cariz social

 

Não obstante, em termos de impacto, Nelson Pires acredita que os mais marcantes são os pequenos eventos tais corno os de celebração de aniversário dos colaboradores a nível interno, em que, com uma intimidade incrível, todos partilhamos esse momento.» O ano passado houve ainda reuniões de lançamento de produto, pequenos-almoços com o CEO, o jantar de Natal e quatro iniciativas de responsabilidade social.

 

Discussão, Partilha e Comemoração

A aposta tem sido em diversificar os eventos internos ao longo dos últimos anos, existindo momentos para comemorar, corno no caso da celebração dos 90 da Recordati; partilha de resultados em reuniões promovidas para as equipas externas e internas; lançamento de produtos com a equipa externa; e eventos de cariz mais social, onde se aproveitam para reforçar o team building juntando as equipas internas e externas. «Neste caso, em Dezembro estivemos nas instalações do Banco Alimentar de Lisboa com cerca de 100 profissionais, onde durante todo o dia tiveram a oportunidade de conhecer o projecto e trabalhar em equipa», partilha o director-geral.

Sempre sem perder o foco no objectivo da Comunicação, procura-se igualmente que os eventos sejam inovadores. «É mais fácil ao nível da tecnologia, mas nos eventos também conseguimos fazê-lo», garante Nelson Pires. Exemplo disso é a forma corno é feita a deslocação para os eventos. «Como implica várias horas de carro'de todos os colaboradores, criámos jogos e cenários de negócio que optimizem estas deslocações e façam o tempo passar mais depressa, quer no já referido formato rally paper, quer em formato quizz apenas, entre outros.»

Mas, mais importante do que a diferenciação ou originalidade, é que os eventos promovidos cumpram os objectivos definidos. Nelson Pires garante que isso é conseguido na perfeição. Os que assumem maior relevância na estratégia da Jaba Recordati são as três reuniões comerciais realizadas anualmente. as reuniões bimensais com os colaboradores internos e a reunião de direcção anual. «São momentos de discussão, partilha e comemoração», assegura.

Revela ainda: «Para 2016 e 2017, caracterizámos o nosso processo de Comunicação Interna, e os eventos a si associados, como o ano do "One to One". Somos uma estrutura grande, de 126 colaboradores em Portugal, com funções distintas, internas e externas, que estão agrupadas por diferentes áreas de negócio, e com experiências distintas, alguns com mais de 25 anos na companhia e outros com 6 meses. E ainda com diferentes faixas etárias, sendo que a média de idade ronda os 43 anos mas existem colaboradores com cerca de 60 anos e outros na casa dos 20», caracteriza. «Assim, detectámos que por vezes temos dificuldade em conseguir definir pontos comuns de contacto e interacção entre os vários colaboradores, para além da missão, valores e objectivos estratégicos, que são comuns a toda a empresa. Por outro lado continua -, queremos criar uma cultura de aprendizagem constante, destacando portanto os melhores e as melhores práticas. Desta forma, operacionalizámos esta estratégia e objectivos em actividades nestes eventos.»

Para 2017, está previsto o mesmo número de iniciativas, ao qual acresce a comemoração do aniversário dos 90 anos da Jaba. «A Recordati fará 91 anos e a Jaba 90», esclarece Nelson Pires. «Estes eventos são um "criticai success factor" para a obtenção dos nossos resultados e prossecução dos nossos objectivos. Nos objectivos definidos para este factor, incluem-se a motivação dos colaboradores, o aumento da "accountability" pela função e pelos objectivos definidos no "job description" e, finalmente, pela contribuição por atingir um ambiente interno e externo de equilíbrio que reflicta os nossos valores e missão», faz notar.

 

Nelson Pires acredita que os eventos mais marcantes são os pequenos eventos de celebração de aniversário dos colaboradores.

 

Personalizar a Comunicação

O espaço para a realização dos eventos varia conforme os objec tivos. Tanto podem ser realizados nas instalações da empresa como em hotéis, ou restaurante ou auditórios. «As reuniões de direcção são sempre feitas em turismos rurais, pois pretendemos que o nosso comité de direcção se afaste do seu dia a dia para discutir a estratégia global da companhia e o piano a três anos», refere.

É também frequente recorrerem a pessoas externas à Jaba Recordati na organização e dinamização dos eventos. «Pessoas que, alinhadas com a nossa estratégia de comunicação, trazem uma abordagem "fora da caixa"». sublinha Nelson Pires, dando outro exemplo: «Na reunião comercial de Setembro do ano anterior participou a Anabela Chastre. com o tema liderança: este ano, já em Janeiro, participaram "O quarteto dos 3 Irmãos Pedro e Paulo". Em suma. escolhemos os parceiros de acordo com os objectivos da reunião que realizamos. No entanto, os keynote speakers são mesmo os colaboradores internos, esses sim são as estrelas da reunião», garante. Por outro lado, «entendemos que, dada a importância destes eventos. necessitamos recorrer a empresas que nos acrescentem valor. Portanto trabalhamos regularmente com os parceiros que nos apoiam, pois esta é a sua especialidade.»

Internamente, a equipa responsável por assegurar toda esta dinâmica, é uma equipa multidisciplinar das várias áreas da empresa, coordenadas pelo líder do projecto, que pode ser desde o director de Recursos Humanos ao director de Vendas, passando pelo director de Marketing, entre outros.

Nelson Pires defende que os eventos internos são sempre muito bem recebidos pela equipa - e os inquéritos realizados no final de cada evento confirmam isso mesmo -, e qualquer argumento é justificação para que haja sempre mais eventos. «O desafio para a companhia é utilizar estes eventos como milestones do percurso que se pretende para a empresa e para os seus profissionais.»

 

Comunicação interna | Eventos internos | Jaba Recordati

 

Os eventos internos promovem acima de tudo o sentimento de pertença. Constituem momentos únicos de partilha e de espírito de equipa, bem corno de foco na missão da companhia.

 

O investimento feito nesta área é elevado, «mais de 1500 euros por colaborador, anualmente», revela o director-geral. «O que justifica estas apostas é o resultado interno e externo dos inquéritos de motivação dos nossos colaboradores, o número de prémios recebidos, o baixo valor de turnover da companhia e a prossecução dos nossos objectivos anualmente.»

Consciente de que «vivemos num mundo de rápidas mudanças e que a Comunicação Interna pode ser considerada uma ferramenta bastante útil de liderança e gestão da informação, este ano a Jaba Recordati quer comunicar "one to one". «Em 2015 criamos um "observatório" da empresa e dos processos que precisa ni ser adaptados e melhorados para ganharem eficiência. Em consequência, criámos e desenvolvemos várias plataformas tecnológicas - de intranet, internet, e-learning, b-learning, TV corporativa, email, reuniões regulares, videoconferência, sistema de tablet para os colaboradores da área comercial, entre outras -, que nos permitem ser mais eficientes na gestão da informação interna da companhia e adaptarmo-nos rapidamente aos ciclos de mudança, bem como atingir o nível de personalização que pretendemos. Por último continuar a atingir o objectivo estratégico de comunicar de forma "Glocal", ou seja comunicar os objectivos globais da filial de forma personalizada», completa.

Para 2017, para além dos inúmeros eventos falados, estão previstos vários lançamentos: da nova intranet da companhia. da plataforma de B-learning. da nova newsletter e de uma plataforma de partilha dos fringe benefits que a companhia dispõe (por exemplo descontos que se podem alargar a familiares dos colaboradores). Está também prevista a renovação de 50% do parque informático dos colaboradores. entre muitos outros projectos.

 


 

In Human Resources Portugal - 01-03-2017